Wersja Lite systemu ABC Kancelaria jest dostępna w ramach licencji bezpłatnej dla jednostek administracji publicznej.

W ramach tej wersji urząd / jednostka JST może zainstalować system na stanowisku komputerowym lub na serwerze oraz udostępnić system dowolnej liczbie użytkowników (w ramach swojej instytucji). Licencja nie ogranicza również jednoczesnego dostępu – oznacza to, że jednocześnie w systemie może pracować dowolna liczba użytkowników.

Uzyskanie licencji bezpłatnej dla wersji Lite możliwe jest po wysłaniu formularza zamówienia, na podstawie którego zostanie wygenerowany unikalny klucz produktu. Licencje bezpłatna udostępniana jest na okres 12 miesięcy. Po tym okresie, należy złożyć wniosek o bezpłatną licencję na kolejny 12- miesięczny okres.

UWAGA:

Wersja Lite systemu ABC Kancelaria będzie zawsze dostępne bezpłatnie dla administracji publicznej. Wymóg odnawiania licencji bezpłatnej co 12 miesięcy jest niezbędny jedynie do celów organizacyjno-technicznych.

Wersja komercyjna systemu ABC Kancelaria będzie oferowana od początku 2026 r., zgodnie z przyjętą metodologią wdrażania systemu.

Szczegóły w tym zakresie w zakładce „Dlaczego warto wybrać?”.

Projektując system ABC Kancelaria skupiliśmy się nie tylko na samych funkcjonalnościach, ale również na sposobie wdrażania w instytucji. Dlatego też, procedurę wdrożenia przygotowaliśmy w taki sposób, aby każdy urząd / podległa jednostka organizacyjna, niezależnie od wielkości, mogły przeprowadzić je etapowo, we własnym zakresie.

W efekcie, pierwszy etap elektronizacji jednostki realizowany jest przy użyciu bezpłatnej wersji ABC Kancelaria Lite, oferując następujące korzyści:

• nie generuje dodatkowych kosztów po stronie jednostki (licencja jest bezpłatna, aplikacja może być zainstalowana na wskazanym komputerze, do którego można podłączyć inne – serwer nie jest bezwzględnie wymagany)
• pozwala na spełnienie obowiązujących wymogów ustawowych, w szczególności w zakresie dotyczącym doręczeń elektronicznych – przy użyciu eDoręczeń (oraz ePUAP)
• daje możliwość praktycznego zapoznania się z aplikacją, zanim zostanie podjęta decyzja dotycząca wyboru docelowego systemu klasy EZD, który ostatecznie będzie wdrażany w jednostce (jest na to czas do końca 2027 r.).

Należy pamiętać, że decyzja o wyborze dla jednostki docelowego systemu klasy EZD jest decyzją bardzo poważną, mającą istotne znaczenie dla jej dalszego działania. Z tych też względów, dokonywanie wyboru aplikacji na zasadzie „kota w worku”, rodzi szereg poważnych niebezpieczeństw. Znacznie bezpieczniej jest gdy oferowane rozwiązanie możemy najpierw sprawdzić w praktycznym działaniu. I w tym przypadku tak właśnie jest.

Dodatkowym plusem jest także i to, że po zakończeniu I Etapu wdrożenia, pracownicy są praktycznie rzecz biorąc gotowi do przejścia na pełny system. Dzięki temu, realizacja II Etapu powinna przebiegać w sposób sprawny i efektywny, bez „niespodzianek”.

Etapowy sposób wdrażania:

Jako model optymalny, rekomendujemy rozłożenie procesu dochodzenia jednostki do pełnej informatyzacji, na dwa zasadnicze etapy, to jest:

ETAP 1: Integracja z systemem eDoręczenia oraz pełna elektronizacja przesyłek przychodzących i wychodzących, wraz z ich przekazywaniem na wskazane stanowiska (praca sieciowa).

• Rozpoczęcie realizacji: możliwe będzie od II kw. 2025 r. (to jest od momentu udostępnienia aplikacji ABC Kancelaria Lite, co jest planowane do końca I kw. 2025 r.)
• Czas trwania: od 6 do 12 miesięcy (zależnie od wielkości i specyfiki jednostki, kompetencji informatycznych pracowników, posiadanej infrastruktury technicznej, w szczególności w kontekście możliwości przejścia do Etapu 2)
• Zakończenie:Najpóźniej – do końca 2027 r. Zgodnie z planami informatyzacji, od 1.01.2028 r. wszystkie podmioty publiczne winny dokumentować sposób i przebieg załatwiania spraw przy użyciu systemu klasy EZD (elektronicznie).

ETAP 2: Pełne wdrożenie systemu.

• Rozpoczęcie realizacji: po zakończeniu Etapu 1 (optymalnie: od początku 2026 r., ewentualnie w I półroczu 2026 r.; najpóźniej: od początku 2027 r. Późniejsze rozpoczęcie może spowodować brak możliwości zakończenia wdrożenia w terminie wynikającym z planu informatyzacji).
• Czas trwania: od 6 do 12 miesięcy – zależnie od wielkości i specyfiki jednostki, kompetencji informatycznych pracowników, jak również przyjętego modelu przechodzenia od „papierowego” prowadzenia spraw (dokumenty tworzące akta spraw są odkładane do „papierowych teczek aktowych”), na ich prowadzenie w postaci elektronicznej (wszystkie dokumenty tworzące akta sprawy są w postaci elektronicznej i znajdują się w Systemie – „teczki papierowe” nie są prowadzone).
• Zakończenie: Z uwagi na to, że zgodnie z planami informatyzacji, od 1.01.2028 r. wszystkie podmioty publiczne winny dokumentować sposób i przebieg załatwiania spraw przy użyciu systemu klasy EZD (elektronicznie), Etap 1 powinien zostać zakończony do końca 2026 r. (najpóźniej), a optymalnie – do połowy. Tak, aby jednostka miała jeszcze co mniej jeden rok na realizacje Etapu 2 (pełnego wdrożenia systemu klasy EZD).

Autorskie rozwiązania (niedostępne w innych aplikacjach):

• Nowoczesny „pulpit systemowy”, wzorowany na popularach systemach operacyjnych (MS WINDOWS oraz MAC OS), dostępny poprzez przeglądarkę internetową
• Nowatorski sposób realizacji procesu transformacji przesyłek elektronicznych (przychodzących) na pliki „PDF - do wydruku” (celem odłożenia do papierowych akt sprawy) – z zapewnieniem, że papierowy wydruk, będzie równoważny elektronicznemu oryginałowi
• Efektywna i łatwa w użyciu metodologia przygotowywania „papierowych oryginałów” do wysłania / doręczenia w postaci elektronicznej (z zapewnieniem, że postać elektroniczna, będzie równoważna papierowym oryginałom)
• QUICK SCAN – pozwalający na automatyczne wprowadzanie metadanych przesyłki przychodzącej (papierowej) na podstawie zeskanowanej jej pierwszej strony (przy użyciu autorskich algorytmów ABC PRO)
• Wbudowana „Przeglądarka Paczek eADM” (aplikacja autorska ABC PRO) - pozwala na obsługę i przeglądanie zawartości przesyłek przychodzących, przekazywanych w postaci „Paczki eADM”.

Więcej informacji w powyższym zakresie – zobacz Zakładka „Funkcjonalności”

Doświadczenie, wiedza i zaufanie

ABC PRO od ponad 20 lat jest dostawcą systemów informatycznych dla administracji publicznej, w tym w szczególności dla JST. Zajmuje wiodącą pozycję w zakresie szeroko rozumianej „elektronizacji prawa”. Jest to obszar obejmujący całe spektrum różnorodnych zagadnień, o wysokiej złożoności – tak od strony technicznej, jak i w aspekcie merytorycznym. O jakości naszych aplikacji najlepiej może świadczyć ich szeroki krąg odbiorców. Edytor Aktów Prawnych Legislator wykorzystują w swej codziennej pracy, praktycznie rzecz biorąc wszystkie samorządy, jak również znacząca część urzędów administracji rządowej. Bardzo liczne grono użytkowników ma także Baza Aktów Prawnych (BAW). Ogłaszanie i publikacja aktów w wojewódzkich dziennikach urzędowych, realizowana jest w całości przy użyciu naszego systemu Elektroniczny Dziennik Urzędowy (eDziennik). System eDziennik używany jest również przez niektóre ministerstwa oraz znaczną część urzędów centralnych, które prowadzą własne dzienniki urzędowe. Jesteśmy także jedynym dostawcą dedykowanego, specjalistycznego systemu Elektroniczny Nadzór Prawny (eNadzór). Korzystają z niego wszystkie Regionalne Izby Obrachunkowe oraz większość urzędów wojewódzkich. Równocześnie, tworzymy i dostarczamy szereg specjalistycznych aplikacji wspomagających o równie wysokim stopniu złożoności, jak np.:

• „Obserwatorium Zmian Prawa” - automatyczne monitorowanie zmian stanu prawnego i wpływu tych zmian na status obowiązywania aktów JST już istniejących (jako moduł dodatkowy do BAW)
• ABC ANON – aplikacja do inteligentnej anonimizacji oraz wyłączania z tekstu innych fraz, których jawność powinna zostać wyłączona (należy przy tym zaznaczyć, że jest to jedyna dostępna na rynku aplikacja, która spełnia wymogi wynikające z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, w szczególności w zakresie dotyczącym tworzenia przypisów z informacją dotyczącą wyłączenia jawności, w tym podstawie prawnej)
• Przeglądarka Paczki eADM
• „Asystent Legislatora” – specjalistyczny moduł wykorzystywany w EAP Legislator

Naszą dewizą jest dostarczanie rozwiązań o możliwie najwyższej jakości i walorach użytkowych – najlepiej takich, jakie nie mają odpowiedników w ofercie konkurencji, a jeżeli mają – to znacząco od nich lepszych.

W pełni dotyczy to także systemu ABC Kancelaria. W systemie tym chcemy zawrzeć całą naszą dotychczasową wiedzę i doświadczenie. Będzie on stanowił swego rodzaju „klamrę spinającą” dla wszystkiego, co stworzyliśmy dotychczas, jak również wielu dodatkowych elementów, które łącznie składają się na system klasy EZD. W efekcie, naszym celem jest stworzenie takiego systemu, który nie tylko będzie spełniał takie czy inne wymagania formalne, ale także – najwyższe wymagania i oczekiwania użytkowników.

Zapraszamy do rozszerzenia naszego dotychczasowego współdziałania i przystąpienie do procesu przechodzenia od zarządzania „papierowego”, na „zarządzanie elektroniczne” przy użyciu rozwiązań oferowanych przez ABC PRO.