System Wewnętrznej Informacji Prawnej Legislator (SWIP)
Zestaw dedykowanych narzędzi wpierających tworzenie, procedowanie i porządkowanie aktów prawnych, a następnie udostępnianie ich wybranym użytkownikom oraz przekazywanie do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym.
SWIP pozwala na kompleksowe tworzenie oraz wewnętrzne i zewnętrzne udostępnianie kluczowych dokumentów instytucji – m.in. aktów prawnych, procedur, regulaminów, umów czy innych dokumentów.
System jest w pełni skalowalny i z powodzeniem wykorzystywany zarówno przez instytucje administracji publicznej jak i sektor biznesowy. Podstawowymi modułami systemu są:
Wdrożenie systemu może obejmować zarówno wykorzystanie wszystkich lub tylko wybranych modułów (moduły systemu są ze sobą zintegrowane ale mogą działać w pełni niezależnie od siebie).
Kluczowe funkcjonalności systemu:
System dedykowany jest zarówno instytucjom administracji publicznej jak i organizacjom komercyjnym – niezastąpiony wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba sprawnego zarządzania powstającym na przestrzenia lat aktom prawnym i innym regulacjom wewnętrznym. W chwili obecnej SWIP (całość lub wybrane moduły) wykorzystywany jest przez:
Porządek w nieograniczonej ilości aktów wewnętrznych oraz innych dokumentów. Najwyższa jakość publikacji i dostępu do wewnętrznej informacji prawnej - na poziomie dotychczas niedostępnym na rynku.
Zbiory aktów i innych dokumentów Zakładanie i prowadzenie dowolnych zbiorów – dla aktów prawnych oraz innych, dowolnych dokumentów wewnętrznych. Prowadzenie „elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego” – wymóg ustawowy.
Wielopoziomowe skorowidze Wbudowany wielopoziomowy skorowidz rzeczowy oraz skorowidz wg podstaw prawnych z możliwością dowolnej rozbudowy (edycja, dodawanie, „scalanie haseł”, tworzenie haseł odsyłaczowych, tworzenie powiązań pomiędzy hasłami)
Uprawnienia do dokumentów Definiowanie dowolnej struktury organizacyjnej w BAW lub integracja z Active Directory. (role dla użytkowników, uprawnienia do całych zbiorów oraz pojedynczych aktów
Relacje pomiędzy dokumentami Tworzenie dowolnych relacji pomiędzy dokumentami, grupowanie aktów w zbiory/podzbiory oraz rejestry, automatyczna zmiana statusów obowiązywania aktów po utworzeniu relacji – np. uchylony z datą wejścia w życie aktu uchylającego
Funkcjonalności dodatkowe Monitorowanie aktualności aktów, powiadomienia o udostępnieniu dokumentu, akceptacja i podpis elektroniczny, analizator kompletności aktów, wersjonowanie dokumentów, kompleksowe ustawienia wyglądu aplikacji oraz sposobu i zakresu prezentowanych danych.
Obserwatorium Zmian Prawa
Aplikacja dokonująca codziennej, automatycznej, weryfikacji zmian prawa powszechnie obowiązującego i analizująca jego wpływ na wydane akty wewnętrzne (dane dot. prawa powszechnie obowiązującego pobierane z Systemu Informacji Prawnej Legalis). W przypadku znalezienia zagrożeń (np.: zmiany ustawy / rozporządzenia na podstawie, którego mamy wydany akt własny) informuje wskazanych użytkowników (poprzez e-mail) o konieczności weryfikacji i podjęcia stosownych działań (lub oceny, że zmiana nie wpływa na wydany akt własny).
Pewność treści Integracja z aktualizowaną na bieżąco, internetową bazą Systemu Informacji Prawnej Legalis
Analiza wpływu zmian prawa na „akty własne” Automatyczna analiza, które ze zmienionych przepisów powszechnie obowiązujących mają wpływ na status obowiązywania poszczególnych „aktów własnych” – informacja „na biurko” - dedykowany wykaz aktów „zagrożonych” dla właściwych użytkowników (administratorów merytorycznych)
Poprawa bezpieczeństwa Eliminacja z obrotu prawnego aktów własnych, które straciły moc obowiązującą na skutek zmiany/uchylenia podstawy prawnej. System jedynie informuje, ale to użytkownik (prawnik) podejmuje ostateczne decyzje co do dalszych działań (czy dany „akt własny” należy znowelizować, uznać za nieobowiązujący, czy też pozostawić bez zmian)
Bieżąca informacja o zmianach prawa Informacja o projektach nowelizacji do aktów aktualnie obowiązujących oraz podawanie informacji o zmianie aktu z maksymalnym wyprzedzeniem
Najpopularniejszy na rynku edytor do tworzenia aktów prawnych w postaci tekstów strukturalnych w formacie XML. Stale rozwijany i doskonalony - oferuje funkcjonalności niedostępne w innych aplikacjach tego rodzaju.
Przekazywanie aktów do ogłoszenia w Dz. Urz. Woj. / Nadzoru prawnego RIO / Wojewody Możliwość przekazywania aktów do ogłoszenia w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym a także do nadzoru prawnego RIO / Wojewody bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Teksty jednolite i porównawcze Automatyczne generowanie obwieszczeń z tekstami jednolitymi. Automatyczne tworzenie tekstów ujednoliconych i porównawczych dla każdego kolejnego aktu zmieniającego (funkcjonalność dostępna tylko dla aktów przechowywanych w Bazie Aktów Własnych).
Podpis elektroniczny zgodny z eIDAS Obsługa wszystkich rodzajów podpisów dostępnych na rynku. Zgodność z rozp. UE w sprawie eIDAS. Podpisywanie porozumień i umów (kontrasygnata – podpis bez daty i numeru)
Plany zagospodarowania przestrzennego, uchwały budżetowe Obsługa map wraz z możliwością automat. konwersji na strony A4. Tworzenie złożonych tabel budżetowych (w tym A3). Import tabel z XLSX. Dodatek integracyjny – import budżetu z systemu BESTI@
Sprawdzone rozwiązania Aplikacja używana przez ponad 90% JST jak również szereg urzędów centralnych oraz ministerstwa, w tym także przez Kancelarię Prezydenta RP oraz KPRM
Asystent Legislatora
Asystent Legislatora to nowatorskie narzędzie informatyczne wspierające użytkowników przede wszystkim na etapie opracowywania nowych aktów prawnych. Aplikacja działa w oparciu o logiki bazujące zarówno na hasłach skorowidza, jak również odpowiednio zaindeksowanych przepisach stanowiących podstawę prawną aktów własnych.
Dostęp do aktów innych urzędów Legislatora radykalnie ułatwia wyszukiwanie i dostęp do „aktów podobnych” własnych i wydanych przez inne urzędy
W zależności od potrzeb użytkownika, Asystent może wyszukiwać „akty podobne” (takie samo hasło skorowidza lub taka sama podstawa prawna):
na poziomie BAW: na poziomie Wojewódzkiego Dziennika Urzędowego:Automatyczne wyszukiwanie „aktów podobnych” (wydanych na tej samej podstawie prawnej):
Automatyczna informacja o rozstrzygnięciach nadzorczych Wojewody oraz uchwałach RIO wydanych dla zidentyfikowanych aktów podobnych
SWIP Pod Klucz
- kompleksowa migracja dokumentów
Migracja aktów w wersji elektronicznej (XML, PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT) , w tym: sprawdzenie poprawności danych metrykowych zaimportowanych dokumentów, występowania duplikatów, kompletności załączników
Utworzenie powiązań pomiędzy aktami oraz określenie statusów aktów (w szczególności relacje pomiędzy aktami zmieniającymi i zmienianymi)
Indeksacja podstaw prawnych aktów umieszczonych w BAW, wraz ze stworzeniem skorowidza wg podstaw prawnych oraz integracją z SIP LEGALIS – zapewnienie dostępu do pełnej treści aktów normatywnych
Przygotowanie słownika haseł skorowidza rzeczowego oraz przypisanie haseł do aktów
Przypisanie aktów do właściwych zbiorów
Uzupełnienie dat wejścia w życie oraz utraty mocy
Ustalenie statusów obowiązywania aktów w BAW – ze względu na daty wejścia w życie / daty utraty mocy
Usługi dodatkowe
Konwersja na XML wskazanych aktów (krok opcjonalny) pierwotnych wraz z wszystkimi aktami zmieniającymi i utworzeniem: dla każdego kolejnego aktu zmieniającego: tekstu ujednoliconego oraz tekstu porównawczego (historycznego) dla każdego aktu pierwotnego: obwieszczenia z tekstem jednolitym (w postaci gotowej do podpisania i przekazania do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym)
Skanowanie i OCR aktów w postaci papierowej – w przypadku posiadania aktów w postaci papierowej, istnieje możliwość ich zeskanowania i poddania procesowi OCR
Kompleksowe sprawdzenie kompletności i poprawności metadanych dotyczących aktów umieszczonych w BAW, wraz ze sporządzeniem stosownych raportów w tym zakresie.