System Organizacji Nadzoru i Kontroli
SONIK przeznaczony jest dla wszystkich urzędów i innych instytucji wykonujących zadania kontrolne, tak w zakresie kontroli wewnętrznych (własnego urzędu), jak i zewnętrznych (jednostek podległych i nadzorowanych).
Czym jest SONIK ?
Przeznaczony jest dla wszystkich urzędów i innych instytucji wykonujących zadania kontrolne, tak w zakresie kontroli wewnętrznych (własnego urzędu), jak i zewnętrznych (jednostek podległych i nadzorowanych). System w znaczący sposób ułatwia i usprawnia cały proces realizacji kontroli i obejmuje wszystkie jego etapy:
- Planowanie (tworzenie planów kontroli – zarówno w skali całego Urzędu jak i poszczególnych wydziałów/departamentów),
- Przygotowanie kontroli (tworzenie programów kontroli, wystawianie upoważnień do kontroli, zawiadomienia o kontroli),
- Prowadzenie kontroli w jednostce / komórce własnego urzędu,
- Opracowanie materiałów z kontroli (informacja/sprawozdanie z kontroli, opisy stwierdzonych nieprawidłowości, projekty wystąpień pokontrolnych, zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa, etc.),
- Prowadzenie postępowania pokontrolnego (wydawanie zaleceń pokontrolnych i monitorowanie ich realizacji, etc.),
- Raportowanie wyników kontroli (rozbudowane kreatory raportów).
Zastosowanie systemu SONiK daje konkretne wymierne korzyści w skali całego Urzędu, a w szczególności:
-
Kierownik Urzędu i kadra kierownicza wysokiego szczebla:
- natychmiastowy dostęp do planów kontroli i stopnia ich realizacji
- bezpośredni dostęp do szczegółowych informacji o każdej kontroli (przeprowadzonej lub będącej w toku), włącznie z dostępem do dokumentów kontroli (programy kontroli, protokoły, wystąpienia pokontrolne, etc..)
- dostęp do raportów zbiorczych z realizacji planów kontroli wraz ze szczegółowymi zestawieniami dotyczącymi stwierdzonych nieprawidłowości, ich przyczyn, wydanych zaleceń i ich realizacji,
- możliwość tworzenia w łatwy, intuicyjny sposób raportów „ad hoc” (za dowolne okresy, w odniesieniu do dowolnych grup podmiotów) – natychmiastowe „dostarczenie na biurko” aktualnie potrzebnych, szczegółowych informacji, bez konieczności angażowania innych osób i straty czasu;
-
Kierownik
komórki ds. kontroli
:- możliwość efektywnego koordynowania kontroli już na etapie ich planowania (optymalizacja terminów, tematyki oraz realizatorów)
- bieżące monitorowanie realizacji planów kontroli oraz kontroli doraźnych w skali całego urzędu
- możliwość uzyskiwania z systemu dowolnych raportów w oparciu o wyniki kontroli, o dowolnym stopniu szczegółowości celem dokonywania stożonych analiz i propozycji działań zapobiegawczych (w skali całego Urzędu)
- możliwość łatwego i szybiego tworzenia „szablonów dokumentów kontroli” oraz ich modyfikacji – ujednolicenie dokumentów kontroli w skali całego Urzędu i jednocześnie przyspieszenie działania (system automatycznie potrafi generować dokumenty kontroli w oparciu o stworzone szablony);
-
Kierownicy komórek organizacyjnych zaangażowanych w realizację kontroli:
- ułatwienie planowania kontroli (m.in. system sam
podpowiada
podmioty do kontroli) - bieżące monitorowanie realizacji kontroli realizowanych z udziałem pracowników własnego wydziału (plan roczny, plany wydziałowe, kontrole doraźne),
- możliwość uzyskiwania z systemu dowolnych raportów merytorycznych w odniesieniu do kontroli i zadań realizowanych przez Wydział,
- ułatwienie planowania kontroli (m.in. system sam
-
Pracownicy wykonujący kontrolę:
- znaczne skrócenie czasu (zmniejszenie pracochłonności) przygotowywania wszelkiego typu dokumentów dotyczących kontroli (programy kontroli, zawiadomienia, protokoły, sprawozdania z kontroli, wystąpienia pokontrolne,etc..) – dokumenty te mogą być generowane w oparciu o
szablony dokumentów
i automatycznie wypełniane danymi znajdującymi się w systemie; - bardzo znaczące wsparcie przy opracowywaniu takich dokumentów jak program kontroli, wyniki kontroli, projekt wystąpienia kontrolnego – w tym zakresie system generuje dokumenty gotowe w niemal 100% w oparciu o wcześniej wprowadzone do niego dane,
- możliwość bezpośredniego dostępu (poziomu systemu SONIK) do aktów prawnych mających zastosowanie w danej kontroli
- znaczne skrócenie czasu (zmniejszenie pracochłonności) przygotowywania wszelkiego typu dokumentów dotyczących kontroli (programy kontroli, zawiadomienia, protokoły, sprawozdania z kontroli, wystąpienia pokontrolne,etc..) – dokumenty te mogą być generowane w oparciu o
Jedną z najważniejszych cech systemu SONiK jest to, że pozwala on utrwalenie i przechowanie wiedzy jaką dysponują najlepsi i najbardziej doświadczeni pracownicy. Dzięki temu wiedza ta nie odchodzi wraz nimi, ale pozostaje w Urzędzie jako najcenniejszy dorobek i fundament, na którym można opierać i doskonalić dalsze działanie.