BAW - Baza Aktów Własnych (wewnętrznych)
Porządek w nieograniczonej ilości aktów wewnętrznych oraz innych dokumentów. Najwyższa jakość publikacji i dostępu do wewnętrznej informacji prawnej - na poziomie dotychczas niedostępnym na rynku.
Prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej stanowionych przez organy JST jest ustawowym obowiązkiem starostów oraz wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) - art. 28 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz.1523). BAW jest dedykowanym, nowoczesnym narzędziem przeznaczonym do prowadzenia tego typu zbiorów, jak i wszelkich innych (uchwał, zarządzeń, umów, pełnomocnictw).
Przy użyciu BAW możemy realizować jeden z zasadniczych celów „elektronizacji prawa” – zapewnić mieszkańcom dostęp do aktualnej treści prawa stanowionego przez organy JST.
Rozszerzona wersja BAW dostępna jest również jako moduł Systemu Wewnętrznej Informacji Prawnej dedykowanego dla dużych instytucji administracji publicznej oraz sektora biznesowego. (Więcej o systemie SWIP tutaj)
W pierwotnych założeniach BAW miał pozwalać JST na spełnienie ustawowego obowiązku prowadzenia zbioru aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej. Z biegiem czasu został wyposażony w szereg dodatkowych funkcjonalności, daleko wykraczających poza pierwotny zamysł. W efekcie powstało narzędzie dobrze dostosowane do potrzeb urzędów JST – nowoczesne, wygodne i łatwe w użyciu, a równocześnie posiadające szeroki zakres funkcjonalności. Instytucjom komercyjnym (banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, inne duże instytucje publiczne / prywatne) polecamy wdrożenie Systemu Wewnętrznej Informacji Prawnej, który oprócz standardowych funkcjonalności BAW oferuje szereg rozwiązań wykorzystywanych przez instytucje komercyjne.
Baza Aktów Własnych (niezależnie lub jako moduł Systemu Wewnętrznej Informacji Prawnej) wykorzystywana jest przez ponad 300 Jednostek Samorządu Terytorialnego, jak również przez szereg dużych instytucji, w tym m.in.:
- Credit Agricole Bank Polska SA
- Narodowy Bank Polski
- Narodowy Fundusz Zdrowia
- Bank Gospodarstwa Krajowego
- Krajowe Biuro Wyborcze
- Lasy Państwowe (ponad 20 000 użytkowników)
- Urząd Regulacji Energetyki
- Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego w Gdańsku
- Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie
- Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego w Opolu
- Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko – Pomorskiego w Toruniu
Zbiory aktów i innych dokumentów
Możliwość zakładania i prowadzenia dowolnych zbiorów – dla aktów prawnych oraz innych, dowolnych dokumentów wewnętrznych Możliwość prowadzenia „elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego” – wymóg ustawowy Możliwość prowadzenia zintegrowanego BAW – to jest dla Urzędu jak i jednostek organizacyjnych
Relacje pomiędzy dokumentami
Tworzenie dowolnych relacji pomiędzy dokumentami Grupowanie aktów w zbiory/podzbiory oraz rejestry Automatyczna zmiana statusów obowiązywania aktów po utworzeniu relacji – np. uchylony z datą wejścia w życie aktu uchylającego
Historia nowelizacji
Pełna historia nowelizacji z dostępem do treści aktu zmieniającego oraz automatycznie wygenerowanymi tekstami: Tekst ujednolicony dostępny dla każdej kolejnej zmiany aktu, zawiera automatycznie wygenerowane stosowne przypisy nowelizacyjne Tekst porównawczy techniczny tekst ujednolicony rozbudowany o treści zmieniane, dodane, uchylane (pisane innym kolorem) Tekst skrócony porównawczy zawiera jedynie informacje o jednostkach zmienianych (treści przed i po zmianie) Automatyczne generowanie obwieszczenia z tekstem jednolitym
Wyszukiwanie pełnotekstowe
Wielokryteriowe wyszukiwanie z uwzględnieniem polskiej fleksji (metadane aktów, nazwy zbiorów, hasła skorowidza, organy wydające, daty obowiązywania) Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentów (XML, DOCX, PDF, RTF)
Wielopoziomowe skorowidze
Wbudowany wielopoziomowy skorowidz rzeczowy oraz skorowidz wg podstaw prawnych Możliwość dowolnej rozbudowy przez użytkowników – edycja, dodawanie, „scalanie haseł”, tworzenie haseł odsyłaczowych, tworzenie powiązań pomiędzy hasłami Przypisywanie aktów do wielu haseł równocześnie
Natychmiastowy dostęp do treści
Treść dokumentu zawsze wyświetlana w oknie aplikacji niezależnie od zastosowanego formatu pliku (brak konieczności pobierania plików i używania zewnętrznych narzędzi do wyświetlenia treści dokumentu) Automatyczna konwersja dokumentów DOC/DOCX/RTF do PDF w momencie publikacji aktu w BAW.
Uprawnienia do dokumentów
Definiowanie dowolnej struktury organizacyjnej w BAW lub integracja z Active Directory Definiowanie ról dla użytkowników – przeglądanie, edycja, zarządzanie Uprawnienia do całych zbiorów oraz pojedynczych aktów (dostęp do treści, dostęp tylko do danych metrykowych)
Bezpieczeństwo i nowoczesność
Dostosowany do wymogów WCAG 2.0 oraz do obsługi na urządzeniach mobilnych Abonowanie informacji o nowych aktach, dla wybranych haseł skorowidza, wskazanych podstaw prawnych Składanie bezpiecznego podpisu elektronicznego
Funkcjonalności ułatwiające codzienną pracę
Zawartości BAW wg stanu prawnego aktów wewnętrznych na wskazaną datę Dodawanie do aktów dowolnych informacji dodatkowych, możliwość generowania bezpośrednich linków do aktów / załączników Możliwość prostego procedowania dokumentów (projekt – akceptacja – podpisanie)
| Wykaz funkcjonalności | BAW Standard | BAW Premium |
|---|---|---|
| Zbiory i dokumenty | ||
| możliwość prowadzenia „elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego” – wymóg ustawowy | ||
| możliwość zakładania i prowadzenia dowolnych zbiorów – dla aktów prawnych oraz innych, dowolnych dokumentów wewnętrznych | ||
| grupowanie aktów w zbiory/podzbiory oraz rejestry | ||
| automatyczna konwersja dokumentów DOC/DOCX/RTF do PDF w momencie publikacji aktu w BAW | ||
| wielopoziomowy skorowidz rzeczowy (możliwość dowolnej rozbudowy przez użytkowników – edycja, dodawanie, „scalanie haseł”, tworzenie haseł odsyłaczowych, tworzenie powiązań pomiędzy hasłami) | ||
| tworzenie dowolnych relacji pomiędzy dokumentami | ||
| automatyczna zmiana statusów obowiązywania aktów po utworzeniu relacji – np. uchylony z datą wejścia w życie aktu uchylającego | ||
| wielokryteriowe wyszukiwanie z uwzględnieniem polskiej fleksji (metadane aktów, nazwy zbiorów, hasła skorowidza, organy wydające, daty obowiązywania) | ||
| wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentów (XML, DOCX, PDF, RTF) | ||
| treść dokumentu zawsze wyświetlana w oknie aplikacji niezależnie od zastosowanego formatu pliku (brak konieczności pobierania plików i używania zewnętrznych narzędzi do wyświetlenia treści dokumentu) | ||
| możliwość prostego procedowania dokumentów (projekt – akceptacja – podpisanie) | ||
| możliwość składania bezpiecznego podpisu elektronicznego dla dokumentów przekazanych do podpisu (system wspiera podpisy elektroniczne zgodne z EIDAS) | ||
| możliwość automatycznego powiadamiania mailem wybranej (zdefiniowanej) grupy użytkowników o nowym akcie w BAW | ||
| skorowidz wg podstaw prawnych (tworzony automatycznie po dodaniu aktu do bazy) | ||
| historia nowelizacji z dostępem do treści aktu zmieniającego oraz automatycznie wygenerowanymi tekstami: Tekst ujednolicony dostępny dla każdej kolejnej zmiany aktu, zawiera automatycznie wygenerowane stosowne przypisy nowelizacyjne Tekst porównawczy techniczny tekst ujednolicony rozbudowany o treści zmieniane, dodane, uchylane (pisane innym kolorem) Tekst skrócony porównawczy zawiera jedynie informacje o jednostkach zmienianych (treści przed i po zmianie) | ||
| automatyczne generowanie obwieszczenia z tekstem jednolitym | ||
| możliwość prowadzenia zintegrowanego BAW – to jest dla Urzędu jak i jednostek organizacyjnych | ||
| generowanie bezpośrednich linków do dokumentów umieszczonych w bazie (automatyczne przekazywanie mailem linku do aktu wraz informacją o akcie do wybranego adresata) | ||
| wysyłanie informacji do administratora / właściciela biznesowego (np.: pytań dot. aktów) bezpośrednio z widoku aktu | ||
| możliwość przypisania do aktu właściciela biznesowego i jednostki organizacyjnej | ||
| moduł uprawnień – nadawanie uprawnień w odniesieniu do całych zbiorów lub konkretnych aktów znajdujących się w zbiorach | ||
| moduł uprawnień – możliwość zaszyfrowania niektórych dokumentów i umieszczenia jedynie informacji o ich wydaniu – np. tytuł aktu, bez treści i załączników, które będą dostępne dla określonej grupy odbiorców | ||
| Personalizacja i konfiguracja | ||
| dostosowanie aplikacji do używanej w instytucji kolorystyki oraz czcionek (dostępne szablony wizualizacji oraz możliwość ręcznej edycji każdego elementu) | ||
| definiowanie dowolnej struktury organizacyjnej w BAW lub integracja z Active Directory | (max. 3 użytkowników) | |
| integracja z Active Directory | ||
| możliwość rozbudowy metryki o dodatkowe systematyki (dodatkowe metadane, którymi będą opisywane dokumenty przechowywane w bazie) | ||
| możliwość rozbudowy o jednostki organizacyjne urzędu i stworzenie Gminnej / Miejskiej / Powiatowej bazy aktów prawnych | ||
| analizator kompletności danych (sprawdzanie powiązań pomiędzy aktami, statusów wejścia w życie, hurtowa edycja dokumentów) | ||
| Bezpieczeństwo i wymogi dla systemów teleinformatycznych | ||
| system zgodny z WCAG 2.0 (m.in. inwersja kolorów czy zmiana rozmiaru czcionki dla osób niedowidzących) | ||
| spełnienie wymogów dla BIP (kompletna informacja o osobie odpowiedzialnej za treść, datach umieszczenia / edycji dokumentu, osobie umieszczającej dokument) | ||
| codzienne kopie zapasowe pełnej bazy danych oraz repozytorium plików | ||
| wszystkie akty (inne dokumenty umieszczane w bazie) dostępne na serwerze wewnętrznym urzędu | ||
| możliwość instalacji dwóch instancji aplikacji (wewnętrznej, gdzie przechowywane są wszystkie akty i inne dokumenty w ramach sieci wewnętrznej urzędu oraz zewnętrznej, gdzie przesyłane są są jedynie dokumenty, które mają być dostępne publicznie) | ||
BAW Standard – roczna licencja dla Jednostek Samorządu Terytorialnego, udzielana wraz z licencją na EAP Legislator w wersji Standard. W ramach udzielonej licencji Urząd uzyskuje dostęp do Bazy Aktów Własnych na portalu www.prawomiejscowe.pl (licencja BAW Standard nie umożliwia instalacji BAW na serwerze urzędu)
BAW Premium – możliwość zakupu rocznej lub bezterminowej licencji. Po zakupie możliwość hostowana aplikacji na portalu www.prawomiejscowe.pl lub instalacji na serwerze instytucji ( istnieje możliwość instalacji dwóch instancji aplikacji wewnętrznej, gdzie możemy przechowywać wszystkie dokumenty i zewnętrznej gdzie będą synchronizowane jedynie dokumenty oznaczone jako "publiczne) – w celu poznania szczegółów prosimy o kontakt: biuro@abcpro.pl)
BAW Pod Klucz
- kompleksowa migracja dokumentów
Migracja aktów w wersji elektronicznej (XML, PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT) , w tym: sprawdzenie poprawności danych metrykowych zaimportowanych dokumentów, występowania duplikatów, kompletności załączników
Utworzenie powiązań pomiędzy aktami oraz określenie statusów aktów (w szczególności relacje pomiędzy aktami zmieniającymi i zmienianymi)
Indeksacja podstaw prawnych aktów umieszczonych w BAW, wraz ze stworzeniem skorowidza wg podstaw prawnych oraz integracją z SIP LEGALIS – zapewnienie dostępu do pełnej treści aktów normatywnych
Przygotowanie słownika haseł skorowidza rzeczowego oraz przypisanie haseł do aktów
Przypisanie aktów do właściwych zbiorów
Uzupełnienie dat wejścia w życie oraz utraty mocy
Ustalenie statusów obowiązywania aktów w BAW – ze względu na daty wejścia w życie / daty utraty mocy
Usługi dodatkowe
Konwersja na XML wskazanych aktów (krok opcjonalny) pierwotnych wraz z wszystkimi aktami zmieniającymi i utworzeniem: dla każdego kolejnego aktu zmieniającego: tekstu ujednoliconego oraz tekstu porównawczego (historycznego) dla każdego aktu pierwotnego: obwieszczenia z tekstem jednolitym (w postaci gotowej do podpisania i przekazania do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym)
Skanowanie i OCR aktów w postaci papierowej – w przypadku posiadania aktów w postaci papierowej, istnieje możliwość ich zeskanowania i poddania procesowi OCR
Kompleksowe sprawdzenie kompletności i poprawności metadanych dotyczących aktów umieszczonych w BAW, wraz ze sporządzeniem stosownych raportów w tym zakresie.