BAW - Baza Aktów Własnych (wewnętrznych)

Porządek w nieograniczonej ilości aktów wewnętrznych oraz innych dokumentów. Najwyższa jakość publikacji i dostępu do wewnętrznej informacji prawnej - na poziomie dotychczas niedostępnym na rynku.

Prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej stanowionych przez organy JST jest ustawowym obowiązkiem starostów oraz wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) - art. 28 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz.1523). BAW jest dedykowanym, nowoczesnym narzędziem przeznaczonym do prowadzenia tego typu zbiorów, jak i wszelkich innych (uchwał, zarządzeń, umów, pełnomocnictw).

Przy użyciu BAW możemy realizować jeden z zasadniczych celów „elektronizacji prawa” – zapewnić mieszkańcom dostęp do aktualnej treści prawa stanowionego przez organy JST.

W pierwotnych założeniach BAW miał pozwalać JST na spełnienie ustawowego obowiązku prowadzenia zbioru aktów prawa miejscowego w postaci elektronicznej. Z biegiem czasu został wyposażony w szereg dodatkowych funkcjonalności, daleko wykraczających poza pierwotny zamysł. W efekcie powstało narzędzie dobrze dostosowane do potrzeb urzędów JST – nowoczesne, wygodne i łatwe w użyciu, a równocześnie posiadające szeroki zakres funkcjonalności. Instytucjom komercyjnym (banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, inne duże instytucje publiczne / prywatne) polecamy wdrożenie Systemu Wewnętrznej Informacji Prawnej, który oprócz standardowych funkcjonalności BAW oferuje szereg rozwiązań wykorzystywanych przez instytucje komercyjne.

Baza Aktów Własnych wykorzystywana jest przez ponad 300 Jednostek Samorządu Terytorialnego, jak również przez szereg dużych instytucji, w tym m.in.:

Zbiory aktów i innych dokumentów

Możliwość zakładania i prowadzenia dowolnych zbiorów – dla aktów prawnych oraz innych, dowolnych dokumentów wewnętrznych Możliwość prowadzenia „elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego” – wymóg ustawowy Możliwość prowadzenia zintegrowanego BAW – to jest dla Urzędu jak i jednostek organizacyjnych

Relacje pomiędzy dokumentami

Tworzenie dowolnych relacji pomiędzy dokumentami Grupowanie aktów w zbiory/podzbiory oraz rejestry Automatyczna zmiana statusów obowiązywania aktów po utworzeniu relacji – np. uchylony z datą wejścia w życie aktu uchylającego

Historia nowelizacji

Pełna historia nowelizacji z dostępem do treści aktu zmieniającego oraz automatycznie wygenerowanymi tekstami: Tekst ujednolicony dostępny dla każdej kolejnej zmiany aktu, zawiera automatycznie wygenerowane stosowne przypisy nowelizacyjne Tekst porównawczy techniczny tekst ujednolicony rozbudowany o treści zmieniane, dodane, uchylane (pisane innym kolorem) Tekst skrócony porównawczy zawiera jedynie informacje o jednostkach zmienianych (treści przed i po zmianie) Automatyczne generowanie obwieszczenia z tekstem jednolitym

Wyszukiwanie pełnotekstowe

Wielokryteriowe wyszukiwanie z uwzględnieniem polskiej fleksji (metadane aktów, nazwy zbiorów, hasła skorowidza, organy wydające, daty obowiązywania) Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentów (XML, DOCX, PDF, RTF)

Wielopoziomowe skorowidze

Wbudowany wielopoziomowy skorowidz rzeczowy oraz skorowidz wg podstaw prawnych Możliwość dowolnej rozbudowy przez użytkowników – edycja, dodawanie, „scalanie haseł”, tworzenie haseł odsyłaczowych, tworzenie powiązań pomiędzy hasłami Przypisywanie aktów do wielu haseł równocześnie

Natychmiastowy dostęp do treści

Treść dokumentu zawsze wyświetlana w oknie aplikacji niezależnie od zastosowanego formatu pliku (brak konieczności pobierania plików i używania zewnętrznych narzędzi do wyświetlenia treści dokumentu) Automatyczna konwersja dokumentów DOC/DOCX/RTF do PDF w momencie publikacji aktu w BAW.

Uprawnienia do dokumentów

Definiowanie dowolnej struktury organizacyjnej w BAW lub integracja z Active Directory Definiowanie ról dla użytkowników – przeglądanie, edycja, zarządzanie Uprawnienia do całych zbiorów oraz pojedynczych aktów (dostęp do treści, dostęp tylko do danych metrykowych)

Bezpieczeństwo i nowoczesność

Dostosowany do wymogów WCAG 2.0 oraz do obsługi na urządzeniach mobilnych Abonowanie informacji o nowych aktach, dla wybranych haseł skorowidza, wskazanych podstaw prawnych Składanie bezpiecznego podpisu elektronicznego

Funkcjonalności ułatwiające codzienną pracę

Zawartości BAW wg stanu prawnego aktów wewnętrznych na wskazaną datę Dodawanie do aktów dowolnych informacji dodatkowych, możliwość generowania bezpośrednich linków do aktów / załączników Możliwość prostego procedowania dokumentów (projekt – akceptacja – podpisanie)

Wykaz funkcjonalności BAW Standard BAW Premium
Zbiory i dokumenty
możliwość prowadzenia „elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego” – wymóg ustawowy
możliwość zakładania i prowadzenia dowolnych zbiorów – dla aktów prawnych oraz innych, dowolnych dokumentów wewnętrznych
grupowanie aktów w zbiory/podzbiory oraz rejestry
automatyczna konwersja dokumentów DOC/DOCX/RTF do PDF w momencie publikacji aktu w BAW
wielopoziomowy skorowidz rzeczowy (możliwość dowolnej rozbudowy przez użytkowników – edycja, dodawanie, „scalanie haseł”, tworzenie haseł odsyłaczowych, tworzenie powiązań pomiędzy hasłami)
tworzenie dowolnych relacji pomiędzy dokumentami
automatyczna zmiana statusów obowiązywania aktów po utworzeniu relacji – np. uchylony z datą wejścia w życie aktu uchylającego
wielokryteriowe wyszukiwanie z uwzględnieniem polskiej fleksji (metadane aktów, nazwy zbiorów, hasła skorowidza, organy wydające, daty obowiązywania)
wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentów (XML, DOCX, PDF, RTF)
treść dokumentu zawsze wyświetlana w oknie aplikacji niezależnie od zastosowanego formatu pliku (brak konieczności pobierania plików i używania zewnętrznych narzędzi do wyświetlenia treści dokumentu)
możliwość prostego procedowania dokumentów (projekt – akceptacja – podpisanie)
możliwość składania bezpiecznego podpisu elektronicznego dla dokumentów przekazanych do podpisu (system wspiera podpisy elektroniczne zgodne z EIDAS)
możliwość automatycznego powiadamiania mailem wybranej (zdefiniowanej) grupy użytkowników o nowym akcie w BAW
skorowidz wg podstaw prawnych (tworzony automatycznie po dodaniu aktu do bazy)
historia nowelizacji z dostępem do treści aktu zmieniającego oraz automatycznie wygenerowanymi tekstami: Tekst ujednolicony dostępny dla każdej kolejnej zmiany aktu, zawiera automatycznie wygenerowane stosowne przypisy nowelizacyjne Tekst porównawczy techniczny tekst ujednolicony rozbudowany o treści zmieniane, dodane, uchylane (pisane innym kolorem) Tekst skrócony porównawczy zawiera jedynie informacje o jednostkach zmienianych (treści przed i po zmianie)
automatyczne generowanie obwieszczenia z tekstem jednolitym
możliwość prowadzenia zintegrowanego BAW – to jest dla Urzędu jak i jednostek organizacyjnych
generowanie bezpośrednich linków do dokumentów umieszczonych w bazie (automatyczne przekazywanie mailem linku do aktu wraz informacją o akcie do wybranego adresata)
wysyłanie informacji do administratora / właściciela biznesowego (np.: pytań dot. aktów) bezpośrednio z widoku aktu
możliwość przypisania do aktu właściciela biznesowego i jednostki organizacyjnej
moduł uprawnień – nadawanie uprawnień w odniesieniu do całych zbiorów lub konkretnych aktów znajdujących się w zbiorach
moduł uprawnień – możliwość zaszyfrowania niektórych dokumentów i umieszczenia jedynie informacji o ich wydaniu – np. tytuł aktu, bez treści i załączników, które będą dostępne dla określonej grupy odbiorców
Personalizacja i konfiguracja
dostosowanie aplikacji do używanej w instytucji kolorystyki oraz czcionek (dostępne szablony wizualizacji oraz możliwość ręcznej edycji każdego elementu)
definiowanie dowolnej struktury organizacyjnej w BAW lub integracja z Active Directory (max. 3 użytkowników)
integracja z Active Directory
możliwość rozbudowy metryki o dodatkowe systematyki (dodatkowe metadane, którymi będą opisywane dokumenty przechowywane w bazie)
możliwość rozbudowy o jednostki organizacyjne urzędu i stworzenie Gminnej / Miejskiej / Powiatowej bazy aktów prawnych
analizator kompletności danych (sprawdzanie powiązań pomiędzy aktami, statusów wejścia w życie, hurtowa edycja dokumentów)
Bezpieczeństwo i wymogi dla systemów teleinformatycznych
system zgodny z WCAG 2.0 (m.in. inwersja kolorów czy zmiana rozmiaru czcionki dla osób niedowidzących)
spełnienie wymogów dla BIP (kompletna informacja o osobie odpowiedzialnej za treść, datach umieszczenia / edycji dokumentu, osobie umieszczającej dokument)
codzienne kopie zapasowe pełnej bazy danych oraz repozytorium plików
wszystkie akty (inne dokumenty umieszczane w bazie) dostępne na serwerze wewnętrznym urzędu
możliwość instalacji dwóch instancji aplikacji (wewnętrznej, gdzie przechowywane są wszystkie akty i inne dokumenty w ramach sieci wewnętrznej urzędu oraz zewnętrznej, gdzie przesyłane są są jedynie dokumenty, które mają być dostępne publicznie)

BAW Standard – roczna licencja dla Jednostek Samorządu Terytorialnego, udzielana wraz z licencją na EAP Legislator w wersji Standard. W ramach udzielonej licencji Urząd uzyskuje dostęp do Bazy Aktów Własnych na portalu www.prawomiejscowe.pl (licencja BAW Standard nie umożliwia instalacji BAW na serwerze urzędu)

BAW Premium – możliwość zakupu rocznej lub bezterminowej licencji. Po zakupie możliwość hostowana aplikacji na portalu www.prawomiejscowe.pl lub instalacji na serwerze instytucji ( istnieje możliwość instalacji dwóch instancji aplikacji wewnętrznej, gdzie możemy przechowywać wszystkie dokumenty i zewnętrznej gdzie będą synchronizowane jedynie dokumenty oznaczone jako "publiczne) – w celu poznania szczegółów prosimy o kontakt: biuro@abcpro.pl)

Swip pod klucz

BAW Pod Klucz - kompleksowa migracja dokumentów

Migracja aktów w wersji elektronicznej (XML, PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT) , w tym: sprawdzenie poprawności danych metrykowych zaimportowanych dokumentów, występowania duplikatów, kompletności załączników

Utworzenie powiązań pomiędzy aktami oraz określenie statusów aktów (w szczególności relacje pomiędzy aktami zmieniającymi i zmienianymi)

Indeksacja podstaw prawnych aktów umieszczonych w BAW, wraz ze stworzeniem skorowidza wg podstaw prawnych oraz integracją z SIP LEGALIS – zapewnienie dostępu do pełnej treści aktów normatywnych

Przygotowanie słownika haseł skorowidza rzeczowego oraz przypisanie haseł do aktów

Przypisanie aktów do właściwych zbiorów

Uzupełnienie dat wejścia w życie oraz utraty mocy

Ustalenie statusów obowiązywania aktów w BAW – ze względu na daty wejścia w życie / daty utraty mocy

Usługi dodatkowe

Usługi dodatkowe

Konwersja na XML wskazanych aktów (krok opcjonalny) pierwotnych wraz z wszystkimi aktami zmieniającymi i utworzeniem: dla każdego kolejnego aktu zmieniającego: tekstu ujednoliconego oraz tekstu porównawczego (historycznego) dla każdego aktu pierwotnego: obwieszczenia z tekstem jednolitym (w postaci gotowej do podpisania i przekazania do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym)

Skanowanie i OCR aktów w postaci papierowej – w przypadku posiadania aktów w postaci papierowej, istnieje możliwość ich zeskanowania i poddania procesowi OCR

Kompleksowe sprawdzenie kompletności i poprawności metadanych dotyczących aktów umieszczonych w BAW, wraz ze sporządzeniem stosownych raportów w tym zakresie.

Skontaktuj się z naszym zespołem aby uzyskać szczegółowe informacje

Baza Aktów Własnych jest jednym z modułów Systemu Wewnętrznej Informacji Prawnej Legislator (SWIP).